I. Inleiding en begripsbepalingen
Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) verwerken.
Hier zijn de regels opgenomen met betrekking tot het verkrijgen/ verzamelen en verder verwerken van persoonsgegevens van betrokkenen. Betrokkenen zijn bijvoorbeeld leden, bezoekers van de door Carnavalsvereniging De Bellebloazers (hierna afgekort als CV De Bellebloazers) georganiseerde evenementen alsmede betrokken partners, begunstigers, sponsoren en ex-leden van CV De Bellebloazers. Een aantal begrippen zijn hierbij belangrijk:
Persoonsgegeven.
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon, dus van leden, ex-leden, bezoekers van evenementen, partners, begunstigers en sponsoren.
Verwerken.
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke.
Het bestuur of ieder ander die alleen of tezamen met anderen het doel van de middelen voor
verwerking van persoonsgegevens vaststelt; in dit geval CV De Bellebloazers.
Verwerker.
Degene die ten behoeve van het bestuur of onder diens instructie en verantwoordelijkheid,
Persoonsgegevens verwerkt.
Betrokkene.
Degene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt; in dit geval de leden, ex-leden, bezoekers van evenementen, partners, begunstigers en sponsoren.
Verstrekken.
Het bekendmaken of ter beschikking stellen van gegevens.
II. De AVG
De voor CV De Bellebloazers meest belangrijke regels met betrekking tot gegevensbescherming kunnen als volgt worden samengevat:
- Wijze van verwerking
Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt indien dat geschiedt in overeenstemming met de Wet en op een behoorlijke en verzorgde wijze.
Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.
Persoonsgegevens moeten relevant zijn voor de doeleinden waarvoor zij gebruikt worden. Daarnaast moeten persoonsgegevens nauwkeurig zijn, maar ook compleet en up-to-date.
De betrokkene(n), degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, moet tenminste op de hoogte zijn van de identiteit van de verantwoordelijke en van het doel/de doeleinden van de verwerking.
De persoonsgegevens moeten op een passende wijze worden beschermd. De verantwoordelijke dient in dit verband voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang, vernietiging, gebruik, wijziging of openbaarmaking van persoonsgegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking moet verantwoording afleggen voor het nemen van maatregelen die uitvoering geven aan de (voorgaande) vereisten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Deze vereisten kunnen onder andere worden herzien in het licht van de veranderde technologieën, markten en het gedrag van gebruikers.
Protocol
CV De Bellebloazers zal de AVG naleven en toezien op naleving van de Wet- en Regelgeving door haar leden. CV De Bellebloazers zal zich houden aan de in dit Protocol opgenomen principes en regels. Voorts zal CV De Bellebloazers dit Protocol intern kenbaar maken aan haar leden.
III. De verwerking van persoonsgegevens
Doeleinden verwerking:
CV De Bellebloazers verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens t.b.v. een ordelijke ledenadministratie. Dat is van belang voor het berekenen van de contributie, het uitvoeren van de afspraken voortkomend uit het lidmaatschap en de organisatie van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten. CV De Bellebloazers ziet het als een primaire taak om de veiligheid van gegevens te waarborgen en de kans op misbruik zoveel mogelijk te beperken (zie verder bij punt IV).
Welke gegevens worden verwerkt?
In onderstaand overzicht is te zien welke gegevens CV De Bellebloazers verzamelt en verwerkt in de ledenadministratie.
| Lid | Ex-lid | Adverteerders | Zusterverenigingen |
| Naam | Naam | Naam | Naam secretariaat |
| Adres, postcode, plaats | Adres, postcode, plaats | Adres, postcode, plaats | Adres, postcode, plaats |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer | | Telefoonnummer secr. |
| Mailadres | Mailadres | | Mailadres |
| Bankrekeningnummer | Geboortedatum | | |
| Geboortedatum | Begindatum lidmaatschap | | |
| Begindatum lidmaatschap | Einddatum lidmaatschap | | |
| | | | |
| | | | |
Toelichting:
Het bankrekeningnummer van de leden wordt gevraagd om eenmaal per jaar de contributie te kunnen innen of voor de automatische incasso. Hiervoor hebben alle leden schriftelijk toestemming gegeven bij aanvang van hun lidmaatschap. Leden kunnen er jaarlijks opnieuw voor kiezen om dit te laten incasseren of contant te voldoen.
Bewaartermijn gegevens ex-leden
Indien het lidmaatschap wordt opgezegd, zal CV De Bellebloazers de periode van het lidmaatschap vastleggen in het ledenadministratiesysteem, evenals beperkte ledengegevens (alleen de naam). Dit ten behoeve van het bijhouden van een database van leden en oud-leden van de vereniging.
De persoonsgegevens die in het kader van de ledenadministratie zijn verzameld en verkregen, worden door CV De Bellebloazers in ieder geval uiterlijk 2 (twee) jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd verwijderd.
De persoonsgegevens die in het kader van de financiële administratie zijn verzameld en verkregen, worden door CV De Bellebloazers in ieder geval 7 (zeven) jaren bewaard.
Bewaartermijn gegevens van adverteerders en zusterverenigingen
De persoonsgegevens over adverteerders worden door CV De Bellebloazers in ieder geval uiterlijk 7 (twee) jaren nadat voor de laatste keer geadverteerd is verwijderd. Dit valt samen met het verwijderen van de bijbehorende financiële administratie.
De persoonsgegevens die in het kader van de financiële administratie zijn verzameld en verkregen, worden door CV De Bellebloazers in ieder geval 7 (zeven) jaren bewaard.
De persoonsgegevens van zusterverenigingen worden continu geactualiseerd, bijvoorbeeld wanneer het gaat om NAW-gegevens van de secretaris van een zustervereniging. Oude gegevens worden onmiddellijk verwijderd als wijzigingen doorgegeven worden.
IV. Beveiliging van persoonsgegevens
Maatregelen
CV De Bellebloazers doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar leden en ex-leden op een zorgvuldige wijze te beschermen en te beveiligen.
- Het bewaren van de (leden) administratie in een met wachtwoord beveiligde computer. Het is om veiligheidsreden bijvoorbeeld niet toegestaan persoonsgegevens te kopiëren naar een USB-stick of een privé-computer indien dit niet noodzakelijk is voor verdere verwerking.
- Indien met persoonsgegevens wordt gewerkt, worden deze te allen tijde afgeschermd voor onbevoegden.
- De leden hebben te allen tijde het recht om hun persoonsgegevens in te zien.
- De leden geven bij aanvang van het lidmaatschap toestemming voor het gebruik van hun persoonsgegevens.
- CV De Bellebloazers heeft een beveiligde website (SSL-certificaat).
- Het privacyprotocol is te vinden op de website van CV De Bellebloazers (www.debellebloazers.nl)
V. De ontvangers van persoonsgegevens
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van zowel de papieren als de digitale (leden)administratie en draagt er voor zorg dat de verzameling / verkrijging, de (verdere) verwerking, het beheer en de bewaring van persoonsgegevens wordt uitgevoerd conform de AVG, dit Protocol en de overige documenten omtrent gegevensbescherming zoals deze gelden binnen CV De Bellebloazers.
Bevoegdheid
Vanwege de taken die voortvloeien uit hun functies zijn binnen CV De Bellebloazers de volgende personen bevoegd tot het inzien van en belast met de verwerking van persoonsgegevens:
- De voorzitter van het bestuur van CV De Bellebloazers ten aanzien van alle binnen de vereniging te verwerken persoonsgegevens.
- De secretaris, penningmeester van het bestuur van CV De Bellebloazers ten aanzien van de door hen noodzakelijke persoonsgegevens, zoals de leden- en de financiële administratie.
- Commissievoorzitters ten aanzien van de voor hen noodzakelijke persoonsgegevens uit de ledenadministratie.
- De commissie carnavalskrant ten aanzien van de voor hen noodzakelijke persoonsgegevens van adverteerders, te weten naam, adres, mailadres en telefoonnummers.
Overige leden van de vereniging hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, indien dit noodzakelijk is bij de uitvoering van een bepaalde aan hen toegewezen taak en/of indien zij hiervoor toestemming hebben gekregen van het bestuur van CV De Bellebloazers. Leden mogen zelf geen gegevens uitwisselen met externe partijen. Dit verloopt altijd via het bestuur van CV De Bellebloazers, en bij uitwisseling van gegevens worden alleen die zaken doorgegeven die relevant zijn voor het doel waarvoor ze gebruikt worden (dataminimalisatie). De leden van CV De Bellebloazers (waaronder mede te verstaan de bestuursleden van CV De Bellebloazers, die inzage hebben in de persoonsgegevens) hebben een geheimhoudingsplicht. Het bestuur van CV De Bellebloazers ziet er, voor zover dat mogelijk is, op toe dat deze geheimhoudingsplicht door de leden wordt nageleefd.
Vl. Bezoekers van evenementen
De doelstelling van CV De Bellebloazers is het organiseren van het carnavalsfeest voor de gemeenschap. Deze doelstelling is zichtbaar in de uitvoering als gevolg van de organisatie van evenementen, zowel in Dorpshuis De Poel, op straat (bijvoorbeeld tijdens optochten) en tijdens bezoeken aan bevriende carnavalsverenigingen. Hierbij wordt foto- en filmmateriaal gemaakt van leden, partners van leden en bezoekers van onze evenementen. Ook leden, partners van leden en bezoekers bij bevriende carnavalsverenigingen kunnen hierbij worden vastgelegd middels foto- en filmmateriaal.
Foto- en filmmateriaal verwerken wij op basis van het gerechtvaardigd belang. Dit materiaal gebruiken wij ten behoeve van de promotie van evenementen die georganiseerd worden door CV De Bellebloazers. Mocht u als bezoeker of lid bezwaar hebben tegen deze verwerking dan kunt u contact opnemen met het bestuur van CV De Bellebloazers. Het genoemde foto- en filmmateriaal wordt gebruikt ten behoeve van promotie van evenementen die georganiseerd worden door CV De Bellebloazers. Hiertoe worden social mediakanalen ingezet (Facebook) en onze website. Ook kunnen foto’s van evenementen worden gebruikt in de carnavalskrant die eenmaal per seizoen wordt opgemaakt en uitgebracht door CV De Bellebloazers.
CV De Bellebloazers draagt er zorg voor dat aanstootgevend foto- of filmmateriaal niet wordt gepubliceerd op de sociale mediakanalen, website of in het carnavalsblad.
CV De Bellebloazers draagt er tevens zorg voor dat bezoekers bij evenementen geïnformeerd worden dat er foto’s of filmopnamen gemaakt kunnen worden ten behoeve van gebruik op sociale media, website en carnavalsblad.
Bewaartermijn foto’s op de website
Op de website zijn foto’s die gemaakt zijn tijdens evenementen of bezoeken aan bevriende carnavalsverenigingen te zien. Deze foto’s zijn openbaar en dus toegankelijk voor alle bezoekers van de website. Alle foto’s worden gemaakt in opdracht van de vereniging. Alleen de verantwoordelijke bestuursleden kunnen foto’s op de website plaatsen, en dragen daarbij zorg voor de genoemde selectie van foto’s (geen aanstootgevende foto’s). CV De Bellebloazers zal alleen de foto’s van de laatste 4 carnavalsseizoenen op de website plaatsen en zichtbaar maken voor bezoekers van de website, met uitzondering van de statiefoto’s van de oud-prinsen.
Iedereen heeft het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of bezwaar te maken. Hiervoor kan contact op worden genomen met het bestuur van CV De Bellebloazers via info@debellebloazers.nl. Het indienen van een klacht is mogelijk bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Het is belangrijk dat je je kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die je wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van jou zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien tenzij je ouder/verzorger/wettelijke vertegenwoordiger bent van een kind onder de 16 jaar.
- Doorgifte van persoonsgegevens
CV De Bellebloazers verstrekt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is vanuit lidmaatschapsverplichtingen of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Mochten wij jouw gegevens om andere redenen verstrekken aan derden dan zullen wij jou vooraf toestemming te vragen.
